Behandling av personuppgifter, GDPR

Policy integritetsskydd

Din personliga integritet är viktig för oss på Älvkarlebyhus och vi vill att du känner dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. Vi vill därför vara öppna med hur vi behandlar dina personuppgifter och ber dig att läsa vidare i denna text för att få veta mer.

Älvkarlebyhus arbetar löpande med integritetsskyddsfrågor och vi kan därför komma att uppdatera denna policy. Du hittar den senaste versionen av integritetsskyddspolicyn på www.alvkarlebyhus.se.

Vid frågor är du alltid välkommen att kontakta oss.

Denna policy gäller befintliga hyresgäster, personer som ansöker om ny bostad samt Älvkarlebyhus hantering av när det skapas en kö av sökande till våra bostäder.

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Vi behandlar personuppgifter när du söker lägenhet, när du sedan blir hyresgäst hos oss och även en tid efter att ditt hyresavtal med oss har upphört. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress.

Älvkarlebyhus är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som utförs hos oss eller som annat företag utför på uppdrag av oss. Vi har i företaget utsett en kontaktperson, som bland annat har till uppgift att kontrollera att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.

NÄR DU REGISTRERAR DIG I VÅR LÄGENHETSKÖ
Det är du själv som registrerar dina personuppgifter när du ställer dig i vår lägenhetskö. Under kötiden behandlar vi dina personuppgifter för att handlägga din intresseanmälan och vi har så kallat ”berättigat intresse” som laglig grund för behandlingen.

Att stå i kö är en förutsättning för att få hyra lägenhet hos oss. Det är viktigt att de uppgifter du lämnat till oss är aktuella.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla information och olika tjänster till dig. Ett exempel är att vi skickar e-post till dig när vi fått in ledig lägenhet som överensstämmer med de önskemål du uppgett, om du har valt att ha tjänsten automatisk bevakning.

Vi har berättigat intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.

Uppgifterna ligger kvar i vårt system så länge du står i vår kö. Om du inte längre önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter. Personer som inte varit aktiva på ”Mina sidor” under 12 månader, och som inte har ett aktuellt hyresavtal, kommer att raderas och köpoängen nollställs.

NÄR DU KOMMER I TUR FÖR LÄGENHETSERBJUDANDE
När du är bland de första i tur för en ledig lägenhet som du anmält intresse för behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Sådana uppgifter handlar till exempel om din inkomst och ekonomi och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör kreditupplysning, hämtar uppgifter från Kronofogdemyndigheten, behandlar anställningsintyg och andra intyg. Vi behandlar också uppgifter från referenspersoner du lämnat till oss i din intresseanmälan. Om du har förvaltare eller god man behöver vi behandla även dessa uppgifter.

Om du erbjuds ett boende genom Älvkarleby kommuns försorg kommer vi att hämta in beslut med dina personuppgifter från Älvkarleby kommuns socialtjänst.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte efter att du tecknat hyresavtal.

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas därför av Tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss samt handlingar vi själva upprättat, till exempel hyresavtal, brev, e-post och intyg. En allmän handling kan i vissa fall begäras ut av annan person än den registrerade. Vi gallrar allmänna handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

UNDER TIDEN DU ÄR HYRESGÄST HOS OSS
När du tecknar hyresavtal och blir hyresgäst hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart.

Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresfakturor och hanterar dina betalningar, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register, för att säkerställa att de är korrekta.

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla service och information till dig. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.

Dina personuppgifter kan också komma att behandlas så att tredje part kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan till exempel avse TV/bredbandsleverantör, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett så kallat rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar, otillåtna andrahandsuthyrningar eller skador i lägenheten. Vi kan i dessa fall också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialtjänsten och andra berörda myndigheter samt inkassobolag.

I vissa fall anlitar vi personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera eller renovera i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system.

Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut.

Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande eller beslut om förvaltare/god man raderar vi tre två år efter att åtagandet eller beslutet har upphört att gälla.

NÄR DITT HYRESFÖRHÅLLANDE MED OSS ÄR SLUT
Vi gallrar och rensar personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men det finns en del uppgifter som vi måste spara i två år, till exempel hyresavtalet. Finns kvarvarande skulder eller störningsärenden kan dina personuppgifter komma att sparas under en längre tid. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år, detta enligt Bokföringslagen.

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas därför av Tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. En allmän handling kan i vissa fall begäras ut av annan person. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

DINA RÄTTIGHETER
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade.

Du har rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du anser att de inte är korrekta.

Du har också rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

Om du inte tycker att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att klaga på behandlingen, både hos oss och hos den svenska tillsynsmyndigheten, Datainspektionen.

 

PERSONUPPGIFTSANSVARIG                           

AB Älvkarlebyhus                                                
5566537-4757                                                   
Box 104, 81423 Skutskär      

KONTAKTPERSON

Anna Wiström   
026-420 36 52                          
anna.wistrom@alvkarlebyhus.se

Denna policy gäller från och med 2018-05-25.